Zapisnik in 12 pravil
Zapisnik in 12 najboljših pravil.
Kaj je zapisnik, zakaj ga napišemo in podpišemo
Zapisnik je dokument trajne vrednosti, njegova vsebina pa je podlaga za pravilno ukrepanje. Je torej listna, ki ima dokazno moč. Pri podpisu moramo ravnati skrbno, saj s podpisom takega zapisnika potrjujemo dejansko stanje.
Vsak zapisnik mora biti razumljiv, pregleden, jasen in slovnično pravilen. Ko ga napišemo, to štejemo kot osnutek tako dolgo, dokler ga stranke ne preverijo in podpišejo. Po podpisu vseh strank postane zapisnik končni.
Vrste in vsebina zapisnika
V praktičnem, vsakodnevnem poslovanju in življenju so zapisniki po vsebini in tudi po obliki zelo različni. Najbolj pogoste oblike so zapisniki sej, sestankov, zborov, zasedanj in konferenc.
Pogosto uporabljamo primopredajni zapisnik, ki je sestavni del prevzete stvari, nepremičnine ali posla. Primopredajni zapisnik mora zato vsebovati vse bistvene sestavine.
Mnogokrat je slišati napačno mnenje, da je priprava primopredajnega zapisnika in podpis na njem zgolj formalnost.
Vsebina v zapisniku mora izkazovati prikaz stanja, stvari, dogodkov, sklepov in drugo (resnične podatke). Dobro je tudi, da se zapisnik pripravi takoj in da se s podpisom zapisnika na odlaša. Sodna praksa namreč pozna veliko primerov krivde zaradi pomanjkljivega ali napačnega navajanje stvari v zapisniku, kar pa je posledica površnosti in pozabljivosti.
Najpogostejše napake v zapisniku
Vsak zapisnik je potrebno pred podpisom še enkrat preveriti. Da se izognemo napakam je potrebno preveriti napisane podatke, dejstva, stvari in sklepe. Popraviti je potrebno vse vsebinske in tiskarske napake ter dopolniti nejasnosti. Dogodi se tudi, za zapisnik ni vsebinsko logičen, zato mora biti ločen na odstavke z namenom, da je preglednost največja.
12 x NAJ PRAVIL pri pripravi in podpisu zapisnika
- Zapisnik pišemo zato, da imamo dokaz o ugotovljenem stanju.
- Imena in priimke podpisnikov natipkamo ali napišemo z velikimi tiskanimi črkami, da zagotovimo čitljivost podpisnika.
- Zapisnik mora imeti uravnoteženo oz. diagonalno linijo, kar pomeni, da ga začnemo pisati levo zgoraj in končamo desno spodaj. Imeti mora glavne dele, ki so uvod (naslov, imena, priimki), jedro (vsebina s točnimi podatki) in zaključek (datum, podpisi…).
- Zapisnik dobi svojo veljavo, ko je potrjen in podpisan s strani strank.
- Podpis na zapisniku je v poslovnem svetu sestavni del poslovnega, uradnega ali zasebnega dokumenta.
- Podpisnik s svojim podpisom na zapisniku »pove«, da se z vsebino dokumenta strinja in prevzema materialno in moralno odgovornost za vsebino.
- V primeru nadomestnega podpisovanja potrebujemo pisno pooblastilo in navedbo imena in priimka nadomestnega podpisnika.
- Prostor za podpis enega in drugega podpisnika je na koncu vsebine in sicer enega na levi in drugega za desni strani.
- Zapisnik služi kasnejšemu ugotavljanju odgovornosti, če zaradi napačnih stanj ali izvajanja sklepov, nastajajo neljube posledice.
- Zapisnik ima značaj uradne listine, zato morajo biti v njem napisani samo resnični podatki. Pišemo ga zato, da imamo dokaz o ugotovljenem stanju.
- Potrebno je napisati pravilni datum zapisnika (glede na situacijo tudi točno uro), pri tem pa ne pozabite na ločila. Na primer: torek, 18.12.2020, ob 15.00. uri.
- Zapisnik je potrebno skrbno hraniti in pripraviti v dovolj velikem številu izvodov (vsaj 2 originala), saj so zapisniki lahko tudi predmet sodnih sporov.
Nasvet
Svetujemo, da pri vsaki primopredaji sestavite primopredajni zapisnik in uporabite zgoraj zapisnih 12 pravil.
Pišite ali pokličite nas (tel. št. 040 760-732 ali 031 419-834), da se dobimo na informativnem sestanku. Predstavili vam bomo prednosti poteka kvalitetno izvedene primopredaje. Prijavite se lahko tudi TUKAJ >>>>>