Zapisnik in 12 najboljših pravil.

Kaj je zapisnik, zakaj ga napišemo in podpišemo

Zapisnik je dokument trajne vrednosti, njegova vsebina pa je podlaga za pravilno ukrepanje. Je torej listna, ki ima dokazno moč. Pri podpisu moramo ravnati skrbno, saj s podpisom takega zapisnika potrjujemo dejansko stanje.

Vsak zapisnik mora biti razumljiv, pregleden, jasen in slovnično pravilen. Ko ga napišemo, to štejemo kot osnutek tako dolgo, dokler ga stranke ne preverijo in podpišejo. Po podpisu vseh strank postane zapisnik končni.

Vrste in vsebina zapisnika

V praktičnem, vsakodnevnem poslovanju in življenju so zapisniki po vsebini in tudi po obliki zelo različni. Najbolj pogoste oblike so zapisniki sej, sestankov, zborov, zasedanj in konferenc.

Pogosto uporabljamo primopredajni zapisnik, ki je sestavni del prevzete stvari, nepremičnine ali posla. Primopredajni zapisnik mora zato vsebovati vse bistvene sestavine.

Mnogokrat je slišati napačno mnenje, da je priprava primopredajnega zapisnika in podpis na njem zgolj formalnost.

Vsebina v zapisniku mora izkazovati prikaz stanja, stvari, dogodkov, sklepov in drugo (resnične podatke). Dobro je tudi, da se zapisnik pripravi takoj in da se s podpisom zapisnika na odlaša. Sodna praksa namreč pozna veliko primerov krivde zaradi pomanjkljivega ali napačnega navajanje stvari v zapisniku, kar pa je posledica površnosti in pozabljivosti.

Najpogostejše napake v zapisniku

Vsak zapisnik je potrebno pred podpisom še enkrat preveriti. Da se izognemo napakam je potrebno preveriti napisane podatke, dejstva, stvari in sklepe. Popraviti je potrebno vse vsebinske in tiskarske napake ter dopolniti nejasnosti. Dogodi se tudi, za zapisnik ni vsebinsko logičen, zato mora biti ločen na odstavke z namenom, da je preglednost največja.

12 x NAJ PRAVIL pri pripravi in podpisu zapisnika

1. Zapisnik pišemo zato, da imamo dokaz o ugotovljenem stanju.
2. Imena in priimke podpisnikov natipkamo ali napišemo z velikimi tiskanimi črkami, da zagotovimo čitljivost podpisnika.
3. Zapisnik mora imeti uravnoteženo oz. diagonalno linijo, kar pomeni, da ga začnemo pisati levo zgoraj in končamo desno spodaj. Imeti mora glavne dele, ki so uvod (naslov, imena, priimki), jedro (vsebina s točnimi podatki) in zaključek (datum, podpisi…).
4. Zapisnik dobi svojo veljavo, ko je potrjen in podpisan s strani strank.
5. Podpis na zapisniku je v poslovnem svetu sestavni del poslovnega, uradnega ali zasebnega dokumenta.
6. Podpisnik s svojim podpisom na zapisniku »pove«, da se z vsebino dokumenta strinja in prevzema materialno in moralno odgovornost za vsebino.
7. V primeru nadomestnega podpisovanja potrebujemo pisno pooblastilo in navedbo imena in priimka nadomestnega podpisnika.
8. Prostor za podpis enega in drugega podpisnika je na koncu vsebine in sicer enega na levi in drugega za desni strani.
9. Zapisnik služi kasnejšemu ugotavljanju odgovornosti, če zaradi napačnih stanj ali izvajanja sklepov, nastajajo neljube posledice.
10. Zapisnik ima značaj uradne listine, zato morajo biti v njem napisani samo resnični podatki. Pišemo ga zato, da imamo dokaz o ugotovljenem stanju.
11. Potrebno je napisati pravilni datum zapisnika (glede na situacijo tudi točno uro), pri tem pa ne pozabite na ločila. Na primer: torek, 18.12.2020, ob 15.00. uri.
12. Zapisnik je potrebno skrbno hraniti in pripraviti v dovolj velikem številu izvodov (vsaj 2 originala), saj so zapisniki lahko tudi predmet sodnih sporov.

Nasvet

Svetujemo, da pri vsaki primopredaji sestavite primopredajni zapisnik in uporabite zgoraj zapisnih 12 pravil.

Pišite ali pokličite nas (tel. št. 040 760-732 ali 031 419-834), da se dobimo na informativnem sestanku. Predstavili vam bomo prednosti poteka kvalitetno izvedene primopredaje. Prijavite se lahko tudi TUKAJ >>>>>

The post Zapisnik in 12 pravil appeared first on Primopredaja.

V eni od slovenskih občin manjka pol milijona evrov.

Ali bi bili zadovoljni, če ste občanka ali občan, volilec v takšni občini?

Ste član Občinskega sveta ali Nadzornega odbora občine?

Članki na temo manka pol milijona evrov so se pojavili na spletu za eno od slovenskih občin.

Namen sestavka ni širjenje novice o tej občini. Na koncu sestavka vam razkrijemo, za katero občino se to nanaša (da se boste lahko tudi sami prepričali o tem).

Namen sestavka je, da vam damo koristne nasvete, kako se takšnim mankom in nepravilnostim preventivno izogniti.

Revizijsko poročilo o opravljeni notranji reviziji so prejeli občinski svetniki. Med drugim je v poročilu zapisano:

• Dejansko stanje na bančnem računu je nižje, kot je bilo navedeno v zaključnem računu;
• Občina je pri izvrševanju proračuna večkrat porabila več sredstev, kot pa je bilo za to predvideno sredstev v proračunu;
• Sredstev, ki naj bi jih občina imela za potrebe rezervnega sklada, občina nima in so izkazana le knjigovodsko;
• Prevelika plača za uslužbenko;
• Primopredaja poslov BREZ BISTVENIH SESTAVIN.

Primopredaja se je izvršila nepopolno

V občini so izvedli redno notranjo revizijo z namenom preveritve poslovanja. Za takšno revizijo obstaja zakonska podlaga, ki določuje, da morajo proračunski uporabniki zagotoviti notranjo revizijo svojega poslovanja enkrat leto oz. najmanj enkrat v obdobju vsakih treh let.

Pri podrobnem pregledu poslovanja občine je revizija preverila tudi oceno sistema notranjih kontrol.

Pri tem so preverili, ali je bil ob predaji poslov, do katerega je prišlo zaradi izvolitve nove županje, izdelan primopredajni zapisnik. Tako so pregledali postopek primopredaje poslov med prejšnjim županom in novo županjo.

Ugotovili so, da je bil primopredajni zapisnik izdelan ter ocenili vsebino primopredajnega zapisnika, pri tem pa izhajali iz dobre prakse. Ugotovili so, da primopredajni zapisnik ne vsebuje vseh bistvenih sestavin in sicer:

• računovodske podatke v zvezi s razpoložljivimi (prostimi) denarnimi sredstvi,
• primerjava terjatev in obveznosti z neplačili,
• seznam sredstev v pridobivanju, vključno s stanjem t.i. investicij v teku,
• seznam veljavnih internih aktov z datumom sprejetja;
• seznam veljavnih odlokov in seznam potrebnih za spremeniti in dopolniti ter drugo…

Kako torej zagotoviti, da v podjetju, občini, javnem zavodu, torej pri vseh poslovnih subjektih, ne bi prišlo do takšne situacije?

Zakaj je potrebna kvalitetna primopredaja?

Nasvet

Svetujemo vam, da:

• Pri vsaki primopredaji poslov (za župana, direktorja, vodjo…) sestavite primopredajni zapisnik.
• opravite strokovno primopredajo poslov, saj le takšna omogoči ustreno seznanitev z dejanskim stanjem.

Tako bo nov vodja racionalneje, hitreje in kvalitetneje sprejemal odločitve in zagotavljal nemoteno tekoče delovanje podjetja, zavoda, občine, poslovnega subjekta.

Svetujemo vam tudi, da za postopek izvedbe primopredaje poslovanja angažirate strokovnjake, ki imajo izkušnje z izvedbo primopredajnih postopkov. V primeru, da angažirate nas, bo postopek tekel strukturirano in enostavno za vas, prejeli boste primopredajni zapisnik na podlagi katerega se boste seznanili z dejanskim stanjem. Skozi ves proces vam bomo svetovali ter vas opozarjali na morebitne ugotovljene nepravilnosti.

Še izpolnitev obljube iz začetka sestavka. Navedeno se nanaša na Občino Turnišče, podrobnejše podatke in informacije o dogodku si lahko preberete na spletu.

Pišite nam (ali pa nas kar pokličite, tel. št. 040 760-732 ali 031 419-834), da se dobimo na brezplačnem posvetu, kjer vam predstavimo vse prednosti poteka kvalitetno izvedene primopredaje. Prijavite se lahko tudi TUKAJ >>>>>

The post Zakaj je primopredaja potrebna appeared first on Primopredaja.

Katera določila je z vidika primopredaje potrebno dogovoriti v pogodbi o poslovodenju?

Predstavljajte si situacijo. Vaša družba potrebuje novega poslovodjo.

Navdušeni sprejmete za poslovodjo direktorja, ki ima kup kompetenc, je izredno iznajdljiv in zdi se vam, da ima žilico za vaš posel. Nekaj časa se vam zdi, da vse poteka kot ste si zamislili. Družba posluje dobro. Toda pojavijo se težave, prihodek v družbi se zmanjša, naročila upadajo, redne stranke vas zapuščajo, odnosi med zaposlenimi so slabi.

Odločite se zamenjati poslovodstvo, odpokličete direktorja, imenujete novega direktorja, ki se je pripravljen s težavami soočiti in podjetje popeljati na novo pot. Odpoklicanemu direktorju določite datum za primopredajo dokumentacije, le-ta se vam več ne oglaša na telefon in ne datum predvidene primopredaje ne pride.  Pri vašem pravniku preverite, ali je obvezno, da se odpoklicani direktor udeleži primopredaje?

Odgovor, šok. Ne, ni obvezno.

Pravnik vam bo povedal, da se v takem primeru sestavi primopredajna komisija, ki popiše dokumentacijo, osnovna sredstva, gesla, stanje projektov in vse kar je predmet primopredaje in komisija podpiše primopredajni zapisnik.  Taka komisijska primopredaja se izvede, a še vedno se vam zdi, da to ni dovolj dobro.

Novi poslovodja bi veliko kvalitetnejše in učinkoviteje lahko opravljal delo, če bi prišlo do dejanske primopredaje posla med odpoklicanim direktorjem in novoimenovanim direktorjem. V posel bi se vpeljal hitreje in imel bi kakovostnejši pregled nad dosedanjim poslovanjem družbe.

Kako zagotoviti, da do podobne situacije ne bo prišlo, v kolikor bo potrebno odpoklicati novoimenovanega direktorja?

Kako zagotoviti, da bo predaja posla v bodoče stekla gladko, brez več mesečnega odkrivanja okostnjakov iz omare?

Nasvet za vas.

Svetujemo vam, da v Pogodbo o poslovodenju, ki jo sklepate s poslovodnimi osebami vstavite pogodbeno določilo, na podlagi katerega se imenovani direktor ob prenehanju mandata (iz kakršnega koli razloga) zavezuje v določenem roku opraviti primopredajo poslov in hkrati določiti pogodbeno kazen za vsak dan zamude, v kolikor se primopredaje poslov ne udeleži. Na tak način boste pravila igre določili že ob imenovanju in boste možnost težav bistveno zmanjšali.

Poleg tega vam svetujemo, da za postopek izvedbe primopredaje posla angažirate strokovnjake, ki imajo izkušnje z izvedbo primopredajnega postopka in vam bodo skozi ves proces svetovali ter vas opozorili na morebitne ugotovljene nepravilnosti in vam tudi svetovali, kako take ugotovljene nepravilnosti sanirati in odpraviti.

Želite izvedeti, kaj vam na področju primopredaje z vidika vaših zaposlenih? Odgovor na to vprašanje vam zaupamo v katerem od prihodnjih blogov.

The post Določila v pogodbi appeared first on Primopredaja.